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Funciones:
• Brindar servicio de apoyo a los órganos superiores de la Caja de Seguro Social.
• Servir de enlace entre el Director General, los Directores Nacionales, altos funcionarios de la administración y diversas Comisiones y Organismos nacionales, e Internacionales e Institucionales de Seguridad Social de los países hermanos.
• Dar fe pública ante terceros, cumpliendo su objetivo de Secretaría General de la Junta Directiva , de las decisiones y acuerdos tomados por este Organo de deliberación de la Institución.
• Notificar las resoluciones sobre actos administrativos y decisiones de la Honorable Junta Directiva, Dirección General y otras instancias institucionales.
• Establecer los mecanismos de vinculación entre la Institución y la Comunidad.
• Mantener un buen nivel de relaciones públicas con las demás instituciones y coordinar las publicaciones relacionadas con la institución.
• Mantener contactos internacionales con instituciones de salud para orientar a los asegurados a quienes se les apruebe que sean tratados en el exterior.
• Orientar a los asegurados sobre los servicios que ofrece la Caja de Seguro Social.
• Elaborar la Memoria Anual de la Caja de Seguro Social
Elevar el control presupuestario de la Unidad con el objetivo de asegurar que las metas y servicios sean alcanzados según lo programado.
Departamento de Divulgación y Relaciones Públicas
Funciones:
• Planificar y ejecutar siguiendo las directrices de la Secretaría General , la política de divulgación y relaciones públicas de la Caja de Seguro Social, en cuanto a los programas de seguridad social.
• Promover las relaciones adecuadas entre los asegurados, los patronos y la Institución.
• Manejar toda la divulgación de la Institución , a través de los medios masivos de comunicación como lo son: Prensa, radio y televisión.
• Llevar el control del Presupuesto del Departamento, para asegurar que las metas y servicios sean alcanzados conforme a lo programado.
• Coordinar anualmente la confección de las memorias de la Caja de Seguro Social.
• Cumplir las normas institucionales que le sean aplicables.
Departamento de Asuntos Internacionales
Funciones:
• Desarrollar la política internacional de la Caja de Seguro Social, frente a Organismos Internacionales de la Seguridad Social. Siguiendo las directrices impartidas por el nivel superior.
• Crear y estrechar las relaciones entre la Caja de Seguro Social y los Centros de Medicina Especializada en el exterior a los cuales se remiten pacientes asegurados.
• Guiar todas las gestiones para lograr el objetivo de solucionar los problemas inherentes al traslado de los pacientes.
• Atender las solicitudes de los pacientes que solicitan traslado al exterior y encaminarlas a los niveles de autorización que correspondan.
• Tramitar los casos aprobados para la consecución de pasajes y el pago de gastos de hospedaje y alimentación a los asegurados respectivos.
• Orientar a los asegurados en todo lo referente al viaje, centros donde serán atendidos, contactos que deben hacer, otros.
• Llevar el Control Presupuestario del Departamento para asegurar que las metas y servicios sean alcanzados conforme a lo programado.
Departamento de Cultura
Funciones:
• Lograr más acercamiento entre los empleados por medio de las presentaciones.
• Establecer intercambios culturales con otras Instituciones a Nivel Nacional e Internacional.
• Organizar, planificar y apoyar todas las actividades culturales en beneficio de los empleados y de la Institución.
• Adiestrar a todos los miembros de las diferentes agrupaciones artísticas por medio de cursillos, talleres y seminarios.
• Llevar el control presupuestario del Departamento.
Departamento de Relaciones con el Usuario
Funciones:
• Recibir las quejas de los asegurados que se presenten y hacer un manejo global y estadístico de las mismas, ubicando el problema, según regiones geográficas y tipo del servicio del que se recibe la queja. Posterior al procesamiento estadístico, investigar las causas que las producen y presentar el análisis en informes periódicos a la Secretaría General.
• Informar y coordinar con los niveles de Direcciones de la Caja de Seguro Social las situaciones encontradas y sus alternativas. De esto puede derivar la función de orientar los planes y programas de la Caja de Seguro Social, por regiones y tipo de servicio en el país.
• Llevar el control del Presupuesto del Departamento, para asegurar que las metas y servicios sean alcanzados conforme a lo programado.
Departamento de Taquígrafas Parlamentarias
Funciones:
• Tomar dictados taquigráficos de las sesiones de la Junta Directiva y preparar las Actas correspondientes.
• Recibir y revisar toda la documentación que debe ser tratada en las sesiones de la Junta Directiva.
• Preparar el Orden del Día para las Sesiones de la Junta Directiva.
• Preparar las comunicaciones y Resoluciones que surjan como resultado de las decisiones tomadas en el seno de la Junta Directiva.
• Mantener un registro actualizado de los casos debatidos por la Junta Directiva.
• Mantener un archivo permanente con todas las Resoluciones y demás documentos que respaldan las actuaciones y decisiones de la Junta Directiva.
• Absolver las consultas que se ventilen con relación a todo material tratado en la Junta Directiva.
• Brindar apoyo al Consejo Técnico y a las diferentes Comisiones que sesionen en el Salón de Junta Directiva.
• Programar y coordinar las Agendas individuales de cada uno de los Directores y preparar las dietas a que tienen derecho.
• Confeccionar y llevar la Caja Menuda de la Secretaría General.
• Mantener actualizados los Reglamentos y Leyes de la Institución.
Departamento de Archivos Generales
Funciones:
• Recibir, clasificar, codificar y archivar por determinado tiempo, los documentos importantes de la institución.
• Proporcionar de manera oportuna la información que sea requerida de los mismos.
• Custodiar los documentos recibidos dentro de la mayor seguridad y discreción.
• Mantener archivos técnicos de los documentos bajo custodia para su fácil control y manejo.
• Mantener al día la tabla de vida estableciendo en colaboración con los Departamentos interesados, los períodos de tiempo en que cada documento deberá permanecer archivado.
• Instruir y orientar sobre los adelantos y técnicas modernas de archivos y normas de conservación, catalogación y preservación de documentos.
• Recibir, verificar, clasificar y registrar para su distribución, la correspondencia oficial.
• Velar porque la distribución de la correspondencia se efectúe en forma rápida, segura y discreta.
• Brindar los servicios de mensajería a todos y cada uno de los Departamentos que así lo requieran.
• Prestar y controlar los servicios de reproducción o fotocopias de documentos.
• Mantener un archivo de microfilmación con la finalidad de agilizar la localización de la información.
• Reproducir y microfilmar los documentos de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Vigilar por el buen uso, reparación y mantenimiento del equipo destinado a la reproducción de documentos.
• Proporcionar para consulta la copia de rollos de películas, que le soliciten y retener bajo custodia el rollo de seguridad.
• Cumplir los procedimientos y disposiciones vigentes relacionadas con su área de competencia.
• Llevar el control del Presupuesto del Departamento, para asegurar que las metas y servicios sean alcanzados conforme a lo programado.
Departamento de Orientación al Asegurado
Funciones:
• Orientar e informar a los asegurados y beneficiarios, sobre los mecanismos para la reclamación de sus derechos en cuanto a Prestaciones Sociales, Médicas y Económicas.
• Servir de enlace entre la Institución y los asegurados, con una atención cálida y oportuna hacia éstos, para mantener una buena imagen del Seguro Social Panameño.
• Coordinar lo relacionado con el transporte, hospedaje y alimentación de los asegurados del interior, para que puedan asistir a recibir Prestaciones Médicas en la capital.
• Coordinar con las Agencias y Direcciones Médicas, para que el servicio de traslado de pacientes, se desarrolle con eficiencia y prontitud, para lograr que los asegurados del interior se les atienda a la hora y día en que le asignaron la cita.
• Llevar el control del Presupuesto del Departamento, para asegurar que las metas y servicios sean alcanzados conforme a lo programado.
Primer Centro de Desarrollo Infantil
- Cubrir una necesidad social de los funcionarios de la institución.
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